Wat kost een EPD? Prijzen van elektronische patiëntendossiers voor je praktijk

Wat kost een EPD in het kort?

Een elektronisch patiëntendossier (EPD) voor een zorgpraktijk, zoals een fysiotherapie-, ggz- of huisartsenpraktijk, kost meestal een bedrag per behandelaar per maand. Op 1 oktober 2026 hebben we de prijslijsten van drie EPD-leveranciers uit onze vergelijking nagelopen die hun prijzen publiceren. Daar kost een EPD €36 tot €78,60 per behandelaar per maand, of bij één leverancier €29 per praktijk plus 0,7% van de gedeclareerde omzet.

Voor een praktijk met vier behandelaars kom je bij deze drie op ongeveer €260 tot €305 per maand. Daar komen eenmalige kosten voor activering, inrichting en het overzetten van dossiers bij, van €0 tot ruim €700. Drie leveranciers is een kleine steekproef: de meeste EPD-leveranciers werken met een offerte of een prijs per beroepsgroep. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Prijzen van drie EPD's op een rij

We nemen alleen prijzen op die de leverancier zelf publiceert. Het gaat om software voor patiëntendossiers in de zorg, niet om milieuverklaringen voor bouwproducten, die ook EPD heten.

James Software noemt vanafprijzen die per beroepsgroep verschillen. Voor de andere pakketten in onze vergelijking, zoals Incura en Epos, vraag je de prijs op bij de leverancier.

Waar de prijs van een EPD van afhangt

• Aantal behandelaars en hun uren: de meeste EPD's rekenen per behandelaar. James Software maakt onderscheid naar uren per week, zodat een parttimer minder kost.
• Beroepsgroep: een ggz-praktijk heeft andere dossiers, declaratieregels en vragenlijsten dan een fysiotherapiepraktijk. Intramed rekent in de ggz €78,60 in plaats van €66,89 per zorgverlener.
• Omzet: bij ZorgAdmin groeit de prijs mee met de gedeclareerde omzet. Voor een kleine of startende praktijk is dat voordelig, voor een grote praktijk minder.
• Ondersteunende gebruikers: een secretaresse of praktijkmanager telt bij sommige leveranciers mee. Bij James Software kost een overige gebruiker vanaf €40 per maand.
• Extra's: sms-herinneringen, AI-verslaglegging en koppelingen met een afsprakenbureau kosten vaak apart. James Software rekent bijvoorbeeld €0,10 per sms.

Kosten die je makkelijk vergeet

• Dossiers overzetten: een overstap van een ander EPD kost werk en geld. Vraag wat er wordt overgezet: alleen cliëntgegevens of ook verslagen, metingen en declaraties.
• Toegang na opzeggen: medische dossiers moet je lang bewaren. Vraag wat het kost om oude dossiers na het opzeggen nog in te zien.
• Koppelingen: een koppeling met Vecozo, een agendasysteem, de huisartsinformatiesystemen of je boekhouding kan per maand extra kosten.
• Training: inrichting en training zitten niet altijd in de prijs. Maatwerktraining kost bij James Software €95 per uur.

Rekenvoorbeeld: een praktijk met 5 en met 50 medewerkers

We rekenen met twee fictieve praktijken op één locatie. De kleine praktijk heeft vier behandelaars die meer dan 24 uur per week werken, één praktijkondersteuner en €400.000 gedeclareerde omzet per jaar. De grote praktijk heeft veertig behandelaars, tien ondersteunende medewerkers en €4 miljoen gedeclareerde omzet. We nemen de prijzen voor een bestaande praktijk uit de tabel en rekenen buiten de ggz.

De kleine praktijk betaalt in dit voorbeeld ongeveer €3.150 tot €3.650 per jaar, de grote praktijk ongeveer €28.350 tot €36.500. Bij Intramed hebben we de praktijkondersteuners niet meegeteld, omdat de prijslijst per zorgverlener rekent; vraag na of zij meetellen. Bij een grote praktijk loont het om een offerte te vragen, want de prijslijsten zijn vanafprijzen.

In het eerdere voorbeeld uit onze vergelijking van EPD-software, met twee behandelaars en €100.000 omzet, is ZorgAdmin met zo'n €87 per maand duidelijk goedkoper dan Intramed met zo'n €155. Hoe groter de omzet per behandelaar, hoe kleiner dat verschil.

Prijs op aanvraag? Zo vergelijk je offertes

Vraag elke EPD-leverancier om een offerte voor dezelfde praktijk, met deze onderdelen:

• het aantal behandelaars per beroepsgroep en hun uren per week;
• of ondersteunende medewerkers en stagiaires meetellen;
• de eenmalige kosten voor activering, inrichting, training en het overzetten van dossiers;
• welke koppelingen inbegrepen zijn, zoals declareren, agenda en sms;
• de kosten om dossiers na opzeggen te blijven inzien;
• de contractduur, de opzegtermijn en de jaarlijkse prijsindexatie.

Alle pakketten vergelijk je in de categorie EPD-software.

Veelgestelde vragen over de kosten van een EPD

Wat kost een EPD per behandelaar?

Bij de drie EPD-leveranciers die we op 1 oktober 2026 controleerden, kost een elektronisch patiëntendossier €36 tot €78,60 per behandelaar per maand, afhankelijk van uren en beroepsgroep. ZorgAdmin rekent in plaats daarvan €29 per praktijk plus 0,7% van de gedeclareerde omzet.

Welke eenmalige kosten heeft een EPD?

Intramed rekent €582,49 activeringskosten. James Software rekent vanaf €295 voor inrichten en trainen en vanaf €425 voor het overzetten van dossiers. ZorgAdmin heeft geen opstartkosten.

Wat kost een EPD voor een kleine praktijk?

Een praktijk met vier behandelaars betaalt in ons rekenvoorbeeld €262 tot €304 per maand. Een startende praktijk betaalt bij James Software een lager tarief, vanaf €58 per behandelaar.

Hoe vaak worden deze prijzen gecontroleerd?

We controleren de prijzen in deze gids elk kwartaal op de prijslijsten van de leveranciers. De datum van de laatste en de volgende controle staat bovenaan het artikel.