Wat kost HRM-software? Prijzen per medewerker en rekenvoorbeelden

Wat kost HRM-software in het kort?

Op 1 oktober 2026 hebben we de prijspagina's van vier HR-pakketten uit onze vergelijking nagelopen. Drie daarvan rekenen per medewerker per maand. Hun acht HR-abonnementen kosten €3 tot €9,75 per medewerker per maand; de helft kost minder dan €7. Het vierde pakket rekent per loonstrook, omdat het HR en salarisadministratie combineert.

Met vijf medewerkers betaal je voor HR-software dus enkele tientjes per maand, met vijftig medewerkers een paar honderd euro. Dat het aantal medewerkers zo zwaar weegt, komt doordat HRM-software bijna altijd per medewerker rekent, niet per gebruiker van het systeem. Ook collega's die alleen verlof aanvragen tellen mee. Alle bedragen zijn exclusief btw, behalve waar we anders vermelden.

Prijzen van vier HR-pakketten op een rij

We nemen alleen prijzen op die de leverancier zelf publiceert. Grote leveranciers zoals AFAS HRM geven een prijsindicatie op aanvraag; die staan daarom niet in de tabel.

Buddee en HoorayHR vermelden bij hun prijzen niet of ze inclusief of exclusief btw zijn. Voor zakelijke software is exclusief btw gebruikelijk, maar controleer het voordat je begroot. Het Plus-abonnement van HoorayHR is aangekondigd als binnenkort beschikbaar.

Waar de prijs van HRM-software van afhangt

• Aantal medewerkers: de prijs schaalt met je personeel. Vraag na wie meetelt: alleen medewerkers met een actief contract, zoals bij Humanwave, of ook oproepkrachten en vertrokken medewerkers.
• Minimum: Buddee rekent met minimaal vijf medewerkers, HoorayHR met minimaal tien gebruikers. Voor een klein bedrijf is het minimum vaak de echte prijs.
• Functies: een basisabonnement dekt meestal personeelsdossiers, verlof en verzuim. Beoordelingen, werving, workflows en een API zitten in duurdere abonnementen.
• Salarisadministratie: loonstroken kosten bijna altijd apart, per loonstrook per periode. Het verschil tussen een eenvoudige en een complexe loonverwerking met cao loopt bij Buddee op van €8,50 tot €13,50 per loonstrook.
• Add-ons: urenregistratie, declaraties en meerdere juridische entiteiten kunnen per medewerker extra kosten.

Kosten die je makkelijk vergeet

• Inrichting: verlofregels, rollen, goedkeuringen en documentsjablonen moet iemand instellen. Plan daar interne tijd voor in.
• Gegevens overzetten: personeelsdossiers en verlofsaldo's uit Excel of een oud systeem moeten kloppen voordat je begint. Lees hoe je dat aanpakt bij verlofregistratie in Excel of HR-software.
• Koppelingen: een koppeling met je salarispakket, planning of boekhouding voorkomt dubbel werk. Controleer of die in het abonnement zit.
• Groei: rekent de leverancier boven een bepaald aantal medewerkers met een offerte, zoals Buddee vanaf 75, dan weet je niet wat je bij groei gaat betalen. Vraag het vooraf.

Rekenvoorbeeld: een bedrijf met 5 en met 50 medewerkers

We rekenen met twee fictieve bedrijven waarin alle medewerkers in het HR-systeem staan. We nemen de prijzen uit de tabel. De eerste vier regels zijn alleen HR; de laatste twee bevatten ook de salarisadministratie met één loonstrook per medewerker per maand.

Voor alleen HR betaalt het kleine bedrijf in dit voorbeeld €270 tot €900 per jaar. Bij HoorayHR betaalt het voor tien gebruikers, terwijl het er vijf heeft. Het grotere bedrijf betaalt €2.700 tot €4.500 per jaar. Met de salarisadministratie erbij gaat het om €780 tot €1.020 per jaar voor het kleine en €5.880 tot €7.800 voor het grotere bedrijf. Een cao, ploegendiensten of veel mutaties maken de loonstrook duurder.

Prijs op aanvraag? Zo vergelijk je offertes

Vooral grotere HR- en salarispakketten werken met een offerte. Vraag elke leverancier om dezelfde onderdelen:

• wie meetelt voor de prijs: medewerkers, gebruikers of loonstroken;
• welke modules inbegrepen zijn, zoals verlof, verzuim, beoordelingen en werving;
• de prijs per loonstrook met en zonder cao;
• de kosten van inrichting, training en het overzetten van dossiers;
• de prijs als je groeit, en vanaf welk aantal medewerkers een andere staffel geldt;
• de opzegtermijn en hoe je personeelsgegevens exporteert.

Alle pakketten vergelijk je in de categorie HRM-software. Twijfel je of je de salarisadministratie zelf doet? Lees salarisadministratie zelf doen of uitbesteden.

Veelgestelde vragen over de kosten van HRM-software

Wat kost HRM-software per medewerker?

Bij de drie HR-pakketten die per medewerker rekenen en die we op 1 oktober 2026 controleerden, kost HRM-software €3 tot €9,75 per medewerker per maand. De helft van de abonnementen kost minder dan €7.

Is salarisadministratie inbegrepen in HRM-software?

Meestal niet. Loonstroken kosten apart, bij Buddee €8,50 tot €13,50 per loonstrook. Employes combineert salaris en HR voor €9 per loonstrook plus €39,95 per maand.

Wat kost HRM-software voor een klein bedrijf?

Met vijf medewerkers betaal je in ons rekenvoorbeeld €22,50 tot €75 per maand voor alleen HR. Let op het minimum: bij HoorayHR betaal je voor minimaal tien gebruikers.

Hoe vaak worden deze prijzen gecontroleerd?

We controleren de prijzen in deze gids elk kwartaal op de prijspagina's van de leveranciers. De datum van de laatste en de volgende controle staat bovenaan het artikel.